CIO通过以上基础认识后，就要确定视频会议系统短期需求和中长期需求、本单位的网络通讯状况、预算等。由于不同行业和单位的需求会区别很大，所以需要把具体的应用描述清楚，根据具体需求来寻找合适的解决方案。

　　首先是明确系统的使用用户群与使用需求。如前面所述，建立视频会议有包括业务会议、商业会议、培训等各种不同的应用。所以要根据单位内部情况视频会议初期应用的重点，今后将如何扩展应用。

　　举例来说许多上市公司除了常规业务会议外，可以考虑将视频会议与董事会应用结合起来。上市公司的重要股东、董事等分布在不同的地域，甚至包括境外。由于地理的限制，以前召开一次正式的董事会或者股东会经常需要大家聚集到一个地方，除了费用的问题最大的问题是无法及时召开股东会或者董事会议，给日常决策工作带来很大的不便。

　　哪些点准备在会议室开，哪些可能部署在桌面电脑上开，是否需要电话接入以及最多时候有多少点同时开会。

　　其次要考虑通讯线路现状与可能的线路规划，使用内部专线，还是通过INTERNET网络，甚至是混合类型，比如内部通过内部网，同时连接外部的INTERNET网络。

　　最后要和领导确定一个视频会议系统的初步预算。预算可以从建立该视频会议系统可以为公司节省多少差旅费用、提高效率、公司IT投资等方面综合考虑。比如该系统首先用于分公司会议，估算一下如果上视频会议后每年分公司领导回总部开会的次数可以减少多少比例（如50%），可以省下多少差旅费用等。

以某上市公司为例简要说明其视频会议系统需求与预算：

1、 建设基于INTERNET宽带网的视频会议系统，先用于公司的分公司与总公司之间的业务会议，下一步扩展到董事会会议以及与上下游主要合作伙伴的业务会议。

2、 该系统容量考虑并发20个用户，考虑扩展到40个。希望同时允许4个部门同时召开会议。

3、 该系统在总部（深圳）和上海、北京、香港分公司考虑使用会议室产品，其他地方使用桌面系统。电话接入要求同时有4路并发以便领导出差可以随时召开电话会议或者利用手机参与到视频会议系统中。

4、 目前各分公司都是利用ADSL上网，总部是中国电信宽带接入。

5、 预计上该系统后，公司一年可以节省差旅费用100万，该系统比较合理的预算可以在60
　　万以下。

另一公司的需求可能是：

1、 建设一个网络视频会议系统主要用于总公司和各分公司之间的培训。

2、 要求系统容量并发30点，全面采用桌面系统，总部可以用投影仪投到大屏幕中。

3、 要求具有很强的数据会议功能，包括电子白板、PPT共享、应用程序共享、会议录制和
　　播放等功能。

4、 要求所有分支机构的内部网用户也能参加培训（广播，不参与对话）。

5、 预计上该系统后培训费用每年可以节省80万元，并大幅度提高培训效率，建议该系统
　　预算在50万左右。

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